fbpx

Tips Menulis Business Email

Gede Murta

Menulis email secara formal, apalagi yang menggunakan bahasa Inggris, sepertinya menjadi makanan sehari-hari bagi para pelaku bisnis. Email yang dikirimkan biasanya lebih bersifat formal dibandingkan dengan email yang biasa kita tulis kepada teman atau keluarga karena kita ingin menunjukkan rasa hormat kepada penerima.

Apa sih tujuan menulis bisnis email?
1. Agar isi email benar-benar dimengerti oleh si penerima.
2. Email yang bersifat formal lebih mudah untuk diterima jika disertai dengan project files.
3. Email yang dikirimkan akan digunakan dengan alasan tertentu.

[fusion_builder_container hundred_percent=”yes” overflow=”visible”][fusion_builder_row][fusion_builder_column type=”1_1″ background_position=”left top” background_color=”” border_size=”” border_color=”” border_style=”solid” spacing=”yes” background_image=”” background_repeat=”no-repeat” padding=”” margin_top=”0px” margin_bottom=”0px” class=”” id=”” animation_type=”” animation_speed=”0.3″ animation_direction=”left” hide_on_mobile=”no” center_content=”no” min_height=”none”]

reply
Salah satu contoh email yang bersifat formal

Hal pertama yang sangat kalian perhatikan dalam menulis email adalah subject dari email tersebut. Jangan sampai email tersebut berlabel no subject. Selain itu kalian juga perlu memperkenalkan diri dengan, serta topik dalam email kalian sampaikan secara detail, dan sampaikan juga terima kasih atas perhatian si pembaca.

SUBJECT EMAIL

Pernahkah kalian meng-ignore email karena kalian menganggap itu tidak penting? Nah! Kalau kalian menjawab pernah, maka kalian juga harus membuat email dengan subject yang terlihat penting agar tidak diabaikan oleh si pembaca. Subject email berfungsi untuk mensortir email berdasarkan urgency-nya.  Kalian bisa menuliskan subyek yang tepat dengan isi email misalnya Meeting next week atau Important travel information

Ingat: sebelum mengirim email tanyakan kepada diri sendiri, jika kalian menerima email sama seperti yang akan kalian kirimkan sekarang, apakah kalian akan membacanya?

PEMBUKA

Memulai untuk menulis sebuah email nggak susah-susah amat kok meskipun harus menggunakan kalimat yang sama di setiap email yang kalian tulis. Nah, that’s why di artikel ini saya berikan beberapa greetings yang (mungkin) berbeda untuk menulis business email. Ingat, kalau kalian ingin membuat email kalian ‘bernuansa’ bisnis, tetap gunakan bahasa formal, seperti salam pembuka berikut:

1. Dear SirsDear Madam,
2. Gunakan nama depan jika situasinya cocok, misalnya atasan kepada bawahan: Dear TimDear Susan,
3. Gunakan sebutan Mr, Ms beserta nama belakangnya: Dear Mr. SmithDear Ms. Jones,
4. Gelar dan nama belakang: Dear Dr. CaseraDear Professor Lomond,
5. To whom it may concern: (gunakan jika kalian tidak mengetahui nama aslinya)

Jika kalian mengetahui betul si penerima dan tidak ada aturan email baku dalam kantor, kalian bisa mengubahnya menjadi: Hi Nina, or Good morning, Andi, or Good afternoon, Jessica.

BAGIAN AWAL

Bagian awal adalah penentu yang paling penting ketika kalian ingin menulis business email karena ini menyangkut tentang hal penting apa yang ingin kalian utarakan terhadap si penerima email.

Seringkali kalian perlu mengirimkan informasi yang jelas dan terperinci, misalnya menyusun rencana meeting, atau tahapan dalam mengorder barang, etc. Nih saya beri beberapa contoh untuk menulis bagian awal email, check it out!

  1.  I am writing to inform/tell/advise you that…
  2. As regards/regarding our last conversation, I would like to …
  3. I am referring to your email/order/request dated …
  4. Thank you for your email, and I am delighted to confirm/advise/inform you that …
  5. Following our meeting last week, I am happy to …
  6. Unfortunately, I regret to tell/inform/advise you that …
  7. I would like to thank you for your support …
  8. I am referring to order number 1234xxx, which our records show …
  9. Here are the details you requested …

Daaaan masih banyak lagi kalimat pembuka business email tersebut, dan jika kalian punya cara tersendiri untuk menyusun kalimat tersebut, that’s even better 🙂

Sisanya, kalian harus menjelaskan secara lebih spesifik kepada si penerima email kenapa kalian menulis email tersebut dan apa yang kalian harapkan dari email yang sudah dikirimkan.

BAGIAN AKHIR

Ketika kita menyimpulkan bagian akhir suatu email, misalnya jika ada pertanyaan lebih lanjut dari si penerima, atau berterima kasih karena telah membaca email kita, mungkin kita bisa menyatakannya dalam kalimat-kalimat berikut:

  1. I look forward to hearing from you, and if you have any further questions, please don’t hesitate to contact me on (telephone number) or by email.
  2. If you require any further information, I am happy to assist you.
  3. Thank you in advance for your attention to this matter, and I look forward to your response.
  4. We look forward to your early reply.

PENUTUP

Banyak sekali jenis kata penutup untuk business email yang bisa kita gunakan dengan catatan sekali lagi, bersifat formal. Jangan gunakan kata “bye” atau “Please reply ASAP”. Contoh berikut ini mungkin bisa menjadi referensi kalian untuk menulis salam penutup.

1. Yours sincerely,
2. Yours faithfully,
3. Yours truly,
4. Regards,
5. Best regards,
6. Best wishes,
7. Best,
8. All the best,

Yup, akhir kata, semoga artikel ini bisa membantu kalian untuk menulis business email dengan baik. Selamat mencoba 🙂

Baca juga:

[/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]

1 thought on “Tips Menulis Business Email”

  1. I have read somewhere similar point of view and I totally agree with what you said. However, there are also some other things could be mentioned on this topic, but overall I like what you described.
    In this website there is also a lot of interesting and useful information:

    נערות לווי

Leave a Comment