Ketahui Cara Dan Contoh Handling Reservation Di Hotel Dalam Bahasa Inggris

Bagi kamu seorang hotelier, kemampuan untuk handling reservation pasti akan sangat dibutuhkan. Karena reservasi merupakan langkah paling awal yang akan dilakukan oleh para tamu sebelum mereka bisa menginap dan juga menggunakan fasilitas di hotel tempat kamu bekerja. Simak di bawah ini untuk penjelasan lebih lengkapnya ya!

1. Pengertian Handling Reservation
2. Vocabulary terkait Handling Reservation
3. Contoh dialog Handling Reservation
4. Ada nggak sih program kursus khusus untuk staf hotel?

Tingkatkan kemampuan berbahasa Inggris bagi kamu yang bekerja di bidang perhotelan, bersama English Cafe Bali!

Pengertian Handling Reservation

Handling reservation diartikan sebagai proses menangani pemesanan, baik itu kamar hotel, tiket pesawat, restoran, maupun jasa-jasa lainnya. Tujuan penanganan reservasi ini adalah untuk memastikan agar pelanggan puas sejak awal dan memaksimalkan tingkat kualitas penjualan.

Ada beberapa langkah utama yang bisa kamu, sebagai seorang staf hotel, lakukan saat menangani proses pemesan, yaitu:

1. Menerima permintaan reservasi melalui berbagai cara, seperti telepon, situs web resmi, email, travel agent, atau bahkan langsung datang ke hotel.
2. Melakukan pengecekan atas ketersediaan kamar dan juga layanan hotel, apakah tersedia di tanggal pemesanan, baik melalui sistem data pada perangkat elektronik (komputer) maupun pada buku reservasi.
3. Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan data penting dari pelanggan, seperti nama, rincian kontak, lama menginap, serta permintaan khusus (jika ada).
4. Terakhir, memberikan konfirmasi ulang kepada pelanggan bahwa pemesanan yang mereka lakukan sudah berhasil. Langkah ini biasanya disertai dengan nomor reservasi, rincian pemesanan serta permintaan-permintaan khususnya, serta rincian biaya dan cara pembayarannya.

Baca juga : English for Tourism | Program Bahasa Inggris Untuk Pelaku Pariwisata

Vocabulary terkait Handling Reservation

Untuk kamu staf hotel, penguasaan vocabulary terkait menangani reservasi akan amat sangat penting. Selain untuk memperlancar percakapan dengan pelanggan, juga agar membuat kamu tidak kebingungan saat tahap pemesanan berlangsung. Apa saja kosakata yang biasanya digunakan? Bisa disimak berikut ini ya!

Baca juga : Bahasa Inggris Bisnis untuk Karyawan Perusahaan

Contoh dialog Handling Reservation

Setelah mengetahui kosakata yang umum digunakan dalam menangani reservasi, sekarang mari simak contoh dialog handling reservation bagi kamu yang akan dan sudah bekerja di hotel.

Contoh dialog 1

Receptionist : Good afternoon, Green Grass Hotel. This is Niti speaking. How may I help you today?
(Resepsionis : Selamat siang, Hotel Green Grass. Saya Niti. Ada yang bisa saya bantu?)

Guest : Good afternoon Niti. I’d like to book a room for next week, please.
(Tamu : Selamat siang Niti. Saya ingin memesan kamar untuk minggu depan.)

Receptionist : Alright sir, I can help you with that. May I know the exact date of your arrival and for how many nights?
(Resepsionis : Baik pak, saya bisa bantu. Bisa saya tahu tanggal berapa tepatnya kedatangan bapak dan untuk berapa hari?)

Guest : I’ll be arriving on January 16th and staying for only one night.
(Saya akan datang di tanggal 16 Januari dan akan menginap hanya untuk 1 malam saja.)

Receptionist : Understood. May I know, for how many people is the reservation and what type of room would you prefer? For those dates, we have a Double room and Suite room available.
(Resepsionis : Baik. Bisakah tolong diinfokan reservasi ini untuk berapa orang dan kamar tipe apa yang bapak inginkan? Untuk tanggal tersebut, kami tersedia Double room dan Suite room.)

Guest : It’s just for 2 people, so a Double room please.
(Tamu : Hanya untuk 2 orang, jadi bisa Double room saja.)

Receptionist : One moment please …… The rate is Rp. 350.000 per night, including breakfast. Would you like to proceed with booking?
(Resepsionis : Baik, tunggu sebentar ya ….. Biayanya adalah Rp. 350.000 per malam, sudah termasuk sarapan. Apakah bapak ingin melanjutkan pesanannya?)

Guest : Yes, that sounds great.
(Tamu : Iya, boleh.)

Receptionist : Great. May I have your full name and your phone number for the contact details, sir?
(Resepsionis : Baik. Bisa tolong diinfokan nama lengkap dan juga nomor teleponnya untuk detail kontaknya, pak?)

Guest : My name is Bayu Perdana and my number is 08211225467.
(Tamu : Nama saya Bayu Perdana dan nomor saya 08211225467.)

Receptionist : Thank you Mr. Bayu. To guarantee the reservation, we need you to make a deposit, minimum 50% of the total cost. Would you like to provide that now?
(Resepsionis : Terima kasih Pak Bayu. Untuk menjamin reservasinya, kami mengharuskan bapak untuk membayarkan uang muka, minimal 50% dari total biayanya. Apakah bapak akan membayarkannya sekarang?)

Guest : Sure, please send me the invoice and all details.
(Tamu : Tentu, tolong kirimkan bon pembayaran dan juga semua detailnya.)

Receptionist : Sure sir. (Send the invoice and all details)
(Resepsionis : Tentu pak. (Mengirimkan bon pembayaran dan semua detail).)

(After the guest pays the deposit ….)
(Setelah tamu membayarkan uang muka ….)

Receptionist : Thank you Mr. Bayu, your reservation is confirmed. A confirmation email will be sent to you shortly. Is there anything else I can assist you with? Maybe a special request?
(Resepsionis : Terima kasih pak Bayu, pesanan bapak sudah terkonfirmasi. Konfirmasi emailnya akan dikirimkan pada bapak segera. Apakah ada hal lain yang bisa saya bantu lagi? Mungkin bapak ada permintaan spesial?)

Guest : Yes, I would like to have a wake-up call the next morning, at 9 AM.
(Tamu : Iya, saya mau layanan dibangunkan melalui telepon di keesokan paginya, jam 9 AM.)

Receptionist : Alright sir, noted. Thank you. We look forward to seeing you on January 16th. Have a wonderful day!
(Resepsionis : Baik pak, dimengerti. Terima kasih. Kami tunggu kedatangan bapak pada 16 Januari ya. Semoga harinya menyenangkan!)

Baca juga : Tingkatkan Kualitas Pelayanan Kesehatan dengan Bahasa Inggris untuk Keperawatan

Contoh dialog 2

Receptionist : Good morning, ma’am. Welcome to Highland Hotel, I’m Lily. How may I help you, ma’am?
(Resepsionis : Selamat pagi, bu. Selamat datang di Hotel Highland, saya Lily. Adakah yang bisa saya bantu, bu?)

Guest : Hi, good morning. I’d like to make a reservation for the second week in March. Do you have any vacancies?
(Tamu : Hai, selamat pagi. Saya ingin membuat reservasi untuk minggu kedua di bulan Maret. Apakah anda memiliki kamar yang kosong?)

Receptionist : Ok ma’am, let me check it for you. Please wait a moment …… Yes ma’am, we have several rooms available for that particular weekend. What is the exact date of your arrival?
(Resepsionis : Baik bu, akan saya cek terlebih dahulu ya. Mohon ditunggu sebentar … Ya bu, kami punya beberapa kamar yang kosong untuk minggu tersebut. Tanggal berapa tepatnya ibu akan datang?)

Guest : March 16th.
(Tamu : 16 Maret.)

Receptionist : How long will you be staying, ma’am?
(Resepsionis : Berapa lama anda akan menginap bu?)

Guest : I’ll be staying for 2 days.
(Tamu : Saya akan menginap selama 2 hari.)

Receptionist : Okay ma’am. How many people is the reservation for?
(Resepsionis : Baik bu. Untuk berapa orang reservasinya?)

Guest : There will be two of us. So, I want to reserve only 1 room.
(Tamu : Akan ada dua orang. Jadi, saya hanya ingin memesan 1 kamar.)

Receptionist : Would you like a room with twin beds or a double bed, ma’am?
(Resepsionis : Apakah anda ingin kamar dengan tempat tidur twin atau double, bu?)

Guest : A twin bed, please.
(Tamu : Sebuah tempat tidur double)

Receptionist : Okay ma’am. Would you like to have a room with a view of the mountain?
(Resepsionis : Baik bu. Apakah anda ingin memiliki kamar dengan pemandangan gunung?)

Guest : If that type of room is available, I would love to have that. What’s the rate for the room?
(Tamu : Jika kamar dengan jenis itu tersedia, saya akan senang dengan itu. Berapa harga kamarnya?)

Receptionist : The rate is five hundred dollars per night. What name will the reservation be listed, ma’am?
(Resepsionis : Harganya 500 dolar per malam. Atas nama siapakah reservasinya akan didaftarkan, bu?)

Guest : Missy Brown.
(Tamu : Missy Brown.)

Receptionist : Could you spell your last name, please?
(Resepsionis : Bisa tolong untuk dieja nama belakangnya?)

Guest : Sure. B-R-O-W-N.
(Tamu : Tentu. B-R-O-W-N.)

Receptionist : Okay, thank you Mrs. Brown. May I have your phone number, please?
(Resepsionis : Baik, terima kasih Bu Brown. Bisa tolong diinfokan nomor teleponnya?)

Guest : Yes, my phone number is 1234-5678.
(Tamu : Iya, nomor telepon saya 1234-5678.)

Receptionist : Well Mrs. Brown, now I’ll need your credit card information to reserve the room for you. What type of card is it?
(Resepsionis : Baik Bu Brown, sekarang saya memerlukan informasi kartu kredit ibu untuk mereservasi kamarnya. Apakah jenis kartunya?)

Guest : It’s a Visa. The number is 43211234.
(Tamu : Kartunya Visa. Nomornya adalah 43211234)

Receptionist : What is the name of the cardholder, ma’am?
(Resepsionis : Kartunya atas nama siapa, bu?)

Guest : My name itself, Missy Brown.
(Tamu : Atas nama saya sendiri, Missy Brown.)

Receptionist : Alright, Mrs. Brown, your reservation has been made for the 16th of March for one room with a double bed and view of the mountain. Check-in is at 1 P.M. Should you have other questions, please do not hesitate to contact us.
(Resepsionis : Baik, Bu Brown, reservasinya telah dibuat untuk tanggal 16 Maret untuk 1 kamar dengan tempat tidur double dan pemandangan gunung. Jam masuk adalah jam 1 siang. Apabila ibu memiliki pertanyaan lain, silahkan langsung menghubungi kami.)

Guest : Okay, thank you so much.
(Tamu : Baik, terima kasih banyak.)

Receptionist : My pleasure, ma’am. See you in March, Mrs. Brown. Have a nice day.
(Resepsionis : Terima kasih kembali, bu. Sampai jumpa di bulan Maret Bu Brown. Semoga harinya menyenangkan.)

Guest : Sure, see you and have a nice day too.
(Tamu : Tentu, sampai jumpa dan semoga harimu menyenangkan juga.)

Ada nggak sih program kursus khusus untuk staf hotel?

Tentu ada! Kamu, yang akan atau sudah bekerja di hotel, nggak usah khawatir akan hal ini. Jika kamu merasa ingin meningkatkan skill berbahasa Inggrismu sebagai staf hotel, kamu bisa mengikuti program ESP for Hospitality. Program ini dirancang khusus untuk kamu seorang staf hotel, yang mana nanti materinya akan berisi hal-hal yang berkaitan dengan perhotelan, bahkan nantinya bisa dikhususkan sesuai dengan posisi atau jabatan kamu di hotel.

Bagi kamu yang bertanya-tanya dimana tempat kursus yang tepat untuk mengikuti program ESP for Hospitality, English Cafe Bali adalah jawabannya. Saat di kelas, tidak hanya book-based saja, nanti akan diselingi juga dengan praktek-praktek seperti keadaan di lapangan langsung. Program ini akan terdiri dari 15x meeting dengan durasi 90 menit tiap meetingnya. Untuk durasi kelasnya sendiri akan berkisar antara 1.5 bulan. Dengan diselingi oleh middle test di meeting ke 6/7 dan final test di meeting terakhir atau 15.