Sebuah complaint biasanya dilayangkan oleh pelanggan karena ketidakpuasan mereka akan suatu barang ataupun jasa yang sudah mereka beli atau gunakan. Dan hal ini sangat lumrah dilakukan untuk mengekspresikan kekecewaan atau ketidakpuasan kita, karena tentunya sebagai pelanggan kita berekspektasi kalau barang atau jasa yang sudah kita beli, sesuai dengan biaya yang sudah kita keluarkan. Lalu bagaimana sih contoh komplain pelanggan dalam bahasa Inggris? Simak berikut ini!
- Apa sih penyebab terjadinya komplain pelanggan?
- Contoh komplain pelanggan dalam bahasa Inggris
- Bagaimana cara handling complaint?
- Contoh kalimat menangani komplain pelanggan dalam bahasa Inggris
- Contoh dialog komplain pelanggan serta cara mengatasinya
- Ketahui lebih banyak mengenai bagaimana handling complain dalam bahasa Inggris!
Hadapi komplain pelanggan dengan tenang dan ketahui cara mengatasinya dalam bahasa Inggris, bersama English Cafe Bali!
Apa sih penyebab terjadinya komplain pelanggan?
Ada beberapa alasan kenapa komplain dari pelanggan bisa terjadi. Yang umumnya berakar pada ketidaksesuaian antara ekspektasi pelanggan dengan yang sebenarnya mereka temui pada barang dan jasa yang mereka beli atau gunakan. Berikut simak penjelasan lengkapnya.
Expectation Gap
Atau dalam bahasa Indonesia berarti kesenjangan antara harapan dan kenyataan yang dihadapi, menjadi salah satu akar penyebabnya komplain dari pelanggan bisa terjadi. Hal ini disebabkan oleh pelanggan yang membeli suatu produk atau jasa karena “terbujuk” oleh iklan, ulasan, janji brand, dan pengalaman masa lalu. Nah, ketika produk atau jasa diterima oleh pelanggan tidak sesuai dengan semua itu, maka terjadilah kekecewaan yang berujung pada komplain.
Ketidaksesuaian harga
Ketidakjelasan terkait biaya, juga bisa memicu keluhan dari pelanggan. Misalnya seperti biaya tambahan yang tidak diinfokan pada iklan/promo, kesalahan penghitungan hingga bahkan penipuan tagihan, hingga harga yang tidak sejalan dengan kualitas yang diberikan.
Baca juga : Mengulik English for Banking dengan Percakapan Bahasa Inggris Perbankan
Kualitas produk/jasa dan juga pelayanan pelanggan yang kurang memuaskan
Poin ini juga menjadi hal paling krusial sebagai penyebab dari sebuah komplain dari pelanggan, diantaranya:
- Produk yang rusak atau tidak berfungsi dengan baik sejak awal atau cepat rusak.
- Pelayanan yang didapat tidak efisien atau tidak cepat tanggap menyelesaikan masalah seperti yang dijanjikan.
- Penggunaan bahan produk yang berkualitas rendah, sehingga membuat produk cepat rusak.
- Sikap staf yang tidak kooperatif dan tidak ramah saat melayani pelanggan.
- Staf yang tidak menguasai produk atau jasa yang ditawarkan dengan baik, sehingga tidak bisa memberikan informasi dan penyelesaian masalah yang akurat.
- Pelanggan merasa tidak didengarkan keluhannya karena tidak ada tindak lanjut yang efektif dari pihak penyedia produk atau jasa.
Contoh komplain pelanggan dalam bahasa Inggris
Sebelum mengetahui lebih lanjut mengenai bagaimana cara menangani komplain dari pelanggan, kamu harus mengetahui dulu bagaimana saja contoh-contoh komplain yang biasa digunakan atau diutarakan oleh pelanggan. Contoh-contohnya seperti di bawah ini.
- I would like to formally raise a concern regarding …..
- I believe this matter requires urgent attention.
- I am concerned about the quality of service received.
- I want to complain about ……..
- I’m sorry to complain ……
- I am really not happy with ……
- I need to talk to someone about this issue.
- I’m afraid I’ve got a complaint about …..
- I have to make a complaint about …..
- I regret bothering you by complaining ……
- Excuse me, but I am unhappy with …….
- I think there was a misunderstanding ……
- May I talk about the issues ……
- It seems there’s a problem with …..
- I’m sorry to say this, but ……
- I was expecting (something), but it is (something else)
Bagaimana cara handling complaint?
Handling complaint? Apa sih itu? Sebagai gambarannya, handling complaint adalah bagaimana cara seseorang/perusahaan merespons dan bertindak untuk memberikan solusi terhadap keluhan pelanggan.
Sebagai seorang penyedia produk atau jasa, kemampuan untuk menangani komplain tentu akan amat sangat wajib dimiliki. Hal ini karena kemampuan handling complaint yang baik, akan menjadi acuan evaluasi kedepannya dan juga untuk meningkatkan omset perusahaan itu sendiri.
Berikut beberapa cara untuk menghandle komplain dari pelanggan :
Bersikap tenang
Saat ada pelanggan yang datang dan mengajukan keluhan, pastikan kamu bersikap tenang dan tidak panik saat menghadapi mereka. Hal ini penting agar para pelanggan yang komplain tidak merasa kalau kamu tidak menguasai produk/jasa yang kamu jual. Serta agar mereka merasa bahwa keluhan mereka akan mendapatkan solusi terbaik.
Baca juga : Bahasa Inggris Bisnis untuk Karyawan Perusahaan
Dengarkan pelanggan
Hal paling penting untuk kamu, yang bekerja di bidang penyedia produk/jasa, ketahui adalah pastikan kamu mendengarkan keluhan pelanggan dengan baik dan seksama. Pastikan agar kamu tidak memotong keluhan pelanggan untuk menghindari ketidaksopanan serta agar pelanggan tidak menjadi lebih kesal. Dan pastikan juga kamu jangan terlalu diam, agar pelanggan tidak merasa bahwa kamu tidak peduli dengan komplain mereka.
Pastikan client jujur
Untuk memastikan hal ini, akan berkaitan juga dengan poin pertama (mendengarkan pelanggan). Dari memperhatikan pelanggan, kamu akan tahu apakah komplain yang disampaikan client tersebut benar adanya atau hanya karangan agar dapat kompensasi saja, agar nantinya kamu bisa memberikan tanggapan yang tepat terhadap keluhan mereka.
Tawarkan solusi yang cepat dan tepat
Untuk menangani sebuah komplain dari pelanggan, biasanya kamu akan perlu mengkaji permasalahannya dulu sebelum memberikan beberapa tawaran solusi. Nah hal ini harus kamu komunikasikan dengan tepat kepada client. Pastikan kamu menjelaskan langkah-langkah pengkajian permasalahannya sebelum memberikan tawaran solusi dan pastikan jangan mengulur-ulur waktu dalam melakukan hal ini, serta tidak bertele-tele.
Contoh kalimat menangani komplain pelanggan dalam bahasa Inggris
Ada beberapa contoh frasa bahasa Inggris yang bisa kamu gunakan untuk menangani komplain yang diajukan oleh pelanggan yang membeli atau menggunakan produk/jasa kamu, diantaranya :
- I sincerely apologize for the inconvenience.
- I apologize for the mistake.
- I am sorry to hear that, let me see what I can do to fix this for you.
- Please accept our sincerest apologies for the ….
- I understand your frustration.
- Thank you for bringing this to our attention.
- I understand your disappointment.
- We appreciate your feedback.
- Could you please tell me what happened?
- Could you tell me the order details again?
- I will look into this matter immediately and get back to you.
- I’m going to discuss this with my manager to find the best solution for you.
- Would you like a refund or a replacement for this …..
- As a gesture of goodwill, we would like to offer ……
- We can replace/send …. to you. Would that work for you?
- Thank you for your patience while we resolve this issue.
- We will make sure this doesn’t happen again in the future.
Contoh dialog komplain pelanggan serta cara mengatasinya
Berikut beberapa contoh dialog komplain dari pelanggan dalam bahasa Inggris dan cara yang tepat untuk meresponsnya yang bisa kamu simak serta terapkan di pekerjaan kamu.
Contoh komplain pelanggan di restoran
Customer : Excuse me, would you mind telling me who’s the cook?
(Pelanggan : Permisi, kalau boleh tahu juru masaknya siapa ya?)
Waiter : What’s wrong ma’am? Is there anything I can help you with?
(Pramusaji : Ada apa bu? Apakah ada yang bisa saya bantu?)
Customer : Yes, I’m afraid I’ve got a complaint about my order. I ordered ayam penyet level 1, because I can’t handle spicy, but as you can see there’s a lot of chilli on the top of my chicken and this is not ayam penyet level 1 like I used to order everytime I came here.
(Pelanggan : Ya. Saya pesan ayam penyet level 1, karena saya nggak bisa makan pedes, tapi seperti yang bisa kamu lihat ada banyak cabai di atas ayam saya dan ini bukan seperti ayam penyet level 1 kayak yang biasa saya pesan tiap saya datang ke sini.)
Waiter : I really apologize for this mistake ma’am. It seems that your order mixed up with the other customer order. Usually such things do not happen in our restaurant. I apologize on the behalf of my chef. We will replace it with the right one, please wait a second.
(Pramusaji : Saya benar-benar minta maaf atas kesalah ini ya bu. Sepertinya pesanan ibu tertukar dengan pelanggan yang lain. Biasanya hal seperti ini tidak pernah terjadi di restoran kami. Saya minta maaf atas nama juru masak kami. Kami akan menggantinya dengan yang benar, tolong tunggu sebentar ya.)
Customer : Thank you, I appreciate that.
(Pelanggan : Terima kasih banyak.)
Baca juga : Tips Penting Saat Melakukan Interview Kerja Dalam Bahasa Inggris
Contoh dialog komplain nasabah bank terkait kartu ATM terblokir
Staff : Good morning, this is Sunshine Bank’s customer service. My name is Linda. How can I help you?
(Staf : Selamat pagi, dengan customer service Sunshine Bank. Nama saya Linda. Ada yang bisa saya bantu?)
Customer : Good morning, Ms. Linda. I am Riki and I want to complain about my ATM card.
(Nasabah : Selamat pagi, Mbak Linda. Saya Riki dan saya mau mengajukan keluhan tentang kartu ATM saya.)
Staff : Alright Mr. Riki. Could you please tell me what seems to be the problem?
(Staf : Baik, Pak Riki. Bisakah bapak memberitahu saya apa masalahnya?)
Customer : Yes. I tried to withdraw money at the ATM this morning, but the card was declined. It keeps saying “invalid PIN” even though I am sure I’m entering the correct one.
(Nasabah : Iya. Saya mau narik uang di ATM pagi ini, tapi kartunya ditolak. Terus-terusan muncul tulisan “PIN tidak valid” meskipun saya yakin kalau saya sudah memasukkan PIN yang benar.)
Staff : I see, sir. For verification, could you please provide the last four digits of your account number?
(Staf : Baik saya mengerti pak. Untuk verifikasi, bisakah tolong untuk menyebutkan four angka terakhir dari nomor akun bapak?)
Customer : Sure. The last four digits are 2328.
(Nasabah : Tentu. Empat angka terakhirnya 2328.)
Staff : Thank you sir, please wait a moment. I will check your account details first. (After a while) Sir, it seems there was a temporary security block placed on your card after a few incorrect PIN attempts before.
(Staf : Terima kasih pak, tolong tunggu sebentar. Saya akan cek detail akun bapak terlebih dahulu. (Beberapa saat kemudian) Pak, sepertinya ada pemblokiran sementara pada kartu bapak karena beberapa percobaan PIN yang salah sebelumnya.)
Customer : So, what can I do to unblock it?
(Nasabah : Jadi, apa yang harus saya lakukan untuk membukanya?)
Staff : We can unblock it right now over the phone or you may come to one of our branches, sir.
(Staf : Kami bisa membukanya sekarang lewat telepon atau bapak bisa datang ke salah satu cabang kami.)
Customer : I want to unblock it now, over the phone.
(Nasabah : Saya mau membukanya sekarang, lewat telpon saja.)
Staff : Alright sir. We need to ask you a few security questions to unblock it. (Ask a few security questions).
(Staf : baik pak. Kami perlu untuk menanyakan beberapa pertanyaan keamanan untuk membukanya. (Menanyakan beberapa pertanyaan keamanan).)
Staff : Alright sir, your card is now unblocked. You should be able to use it within the next 10 minutes.
(Staf : Baik pak, sekarang kartu bapak sudah dibuka. Bapak bisa menggunakannya dalam 10 menit lagi.)
Customer : Okay, thank you for your assistance.
(Nasabah : Baik, terima kasih atas bantuannya.)
Staff : No problem sir. Thank you for your patience while we resolve this issue. Have a good day.
(Staf : Terima kasih kembali pak. Terima kasih sudah sabar selama kami menyelesaikan masalahnya. Semoga harinya menyenangkan.)
Ketahui lebih banyak mengenai bagaimana handling complain dalam bahasa Inggris!
Untuk kamu, seorang penyedia pelayanan atau menjual produk, mengetahui bagaimana saja contoh komplain pelanggan dan cara mengatasinya dalam bahasa Inggris akan menjadi hal paling penting untuk dikuasai, selain menguasai produk yang kamu tawarkan. Hal ini akan membuat kamu bisa melayani customer dengan baik dan tenang, serta sudah tahu solusi apa yang harus diberikan untuk masalah atau keluhan yang berbeda-beda yang bisa datang kapan saja. Ketahui lebih banyak mengenai bagaimana cara mengatasi komplain dalam bahasa Inggris dan teruslah berlatih cara menanganinya agar kamu semakin terbiasa.
